La agenda o calendario es una de las herramientas que más ha aportado a la organización y la efectividad de las personas en las últimas décadas. Como todo el mundo sabe, la agenda es un lugar físico donde realizas anotaciones sobre los compromisos (reuniones, citas, entregas, acciones,…) que tienes en una hora y/o día en concreto.
Por ejemplo, si tienes una cita en el médico probablemente lo anotarás en tu agenda en el día y hora que te hayan propuesto. De igual manera, si tienes una reunión con un cliente, te guardarás de ponerla en tu calendario para ser consciente de ese compromiso. También, si realizas la declaración de impuestos probablemente tengas anotado en tu agenda, en el último día hábil para hacer la declaración, algo así como: “¡¡Último día para entregar la declaración de impuestos!!”. Como ves, el uso es variado y conocido por todos.
Sin embargo, no deja de sorprenderme el ineficiente uso que muchas personas siguen dando a la agenda. Como decía al principio, en la agenda deberían anotarse los compromisos que tienes que hacer en un día y/o en una hora concreta. Se puede hacer un uso eficiente o un uso ineficiente de la agenda y, como en otros tantos aspectos, tampoco aquí el uso depende de la persona, sino de criterios objetivos ligados a la efectividad.
La diferencia entre usar el calendario de manera eficiente o de manera ineficiente radica en un aspecto fundamental: si la fecha que estamos manejando es objetiva o es subjetiva. Es decir, sólo manejaremos dos opciones. No depende de nada más.
Un fecha subjetiva es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo, mientras que una fecha objetiva es una fecha que no te pones a ti mismo, sino que viene impuesta por el entorno: un cliente, un amigo, un trámite, un proyecto a entregar, un taller para impartir, el horario del colegio de tus hijos… Por ejemplo, el que tú quieras mañana a las 11:00h escribir el resumen ejecutivo para la Junta de Accionistas es hacer uso de una fecha subjetiva (mañana a las 11:00h). De la misma manera, anotarte en tu calendario “realizar llamadas” el jueves de 15:00h a 16:00h es igual de subjetivo. Me gustaría que reflexionaras sobre estos ejemplos, o sobre alguno similar que se te ocurra o incluso algún caso real que tengas, respondiendo a estas preguntas (si lo compartes en los comentarios, mejor ;-)):
- ¿Quién o qué te “exige” escribir el informe a las 11:00h o realizar llamadas de 15:00h a 16:00h?
- ¿Si no haces eso en esa fecha y hora, ya no tendría sentido hacerlo después?
- ¿No podrías hacer eso antes incluso de las fechas que te pones?
La realidad es que eres tú el que te impones esas fechas y compromisos, de ahí su carácter subjetivo. Echa un vistazo a tu agenda e identifica cuántas cosas anotas en tu agenda cuya fecha te has puesto tú mismo: tener cumplimentado un hito intermedio de un proyecto, realizar una llamada, leer un artículo, mandar un mail… Seguramente más de las que crees.
El uso de fechas subjetivas en tu calendario para organizar tus acciones te llevará a sobrecargar la agenda con falsos pseudocompromisos contigo mismo que, recurrentemente los irás incumpliendo. Irás moviendo de un lugar a otro de tu calendario las cosas que has apuntado y que no has podido hacer cuando lo tenías planificado, volviendo a tener que pensar cuándo te gustaría hacerlo y organizándolo de nuevo para, muy probablemente, volver a empezar. En definitiva, tú agenda pierde funcionalidad y tu pierdes efectividad.
Las fechas subjetivas podían tener un sentido hace varios años, cuando los cambios y la incertidumbre eran mucho menores de lo que lo son a día de hoy. En esos tiempos, podía tener sentido planificar qué ibas a hacer a lo largo de tu asignado “slots” de tiempo en tu calendario. Al fin y al cabo, era muy probable que al tener más tiempo disponible que trabajo por hacer, pudieses terminar con todo.
Sin embargo, la realidad actual es que la mayoría de la gente desarrolla su actividad en entornos V.U.C.A (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Esto, unido a la realidad de la evolución que hemos sufrido como trabajadores del conocimiento, hace que el uso de fechas subjetivas sea un problema directo para tu efectividad.
Dejar de trabajar con fechas subjetivas y pasar a utilizar fechas objetivas supondrá una gran mejora en tu efectividad. En la segunda parte de este post, profundizaremos sobre las fechas objetivas, qué son y cómo usarlas para ser más efectivos.